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Verfahrensdokumentation

Was sind die GoBD?

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, klingen nicht nach einem Thema, mit dem man sich als Unternehmer gerne beschäftigen möchte. Allerdings ist dies zwingend notwendig, bilden sie doch eine wichtige Grundlage für die gesamte Buchhaltung, die insbesondere in der Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung von elementarer Bedeutung ist.

Die GoBD enthalten Kriterien und Richtlinien, die Unternehmer beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung (wie der DATEV-Lösungen) erfüllen müssen. Sie behandeln vor allem die Frage, wie steuerrechtlich relevante Belege erfasst, bearbeitet und archiviert werden müssen.

Was ist nun eine Verfahrensdokumentation?

Wesentlicher Bestandteil der GoBD ist die sogenannte Verfahrensdokumentation, die es einem sachverständigen Dritten (beispielsweise einem Prüfer der Finanzverwaltung) ermöglichen soll, sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage eines Unternehmens zu verschaffen. Die Verfahrensdokumentation beschäftigt sich daher mit dem kompletten, organisatorisch und technisch gewollten Prozess eines Beleges im Unternehmen – vom Eingang bzw. der Erstellung über die Verarbeitung, Speicherung und dauerhafte Sicherung gegen Verlust oder Fälschung bis hin zur maschinellen Auswertbarkeit und Reproduktion sowie der Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Benötige ich für mein Unternehmen wirklich eine Verfahrensdokumentation?

Obwohl die GoBD bereits seit dem Prüfungszeitraum 2015 Anwendung finden, wurde bisher seitens der Finanzverwaltung nur selten eine Verfahrensdokumentation angefordert. Allerdings wurde im Rahmen der Veröffentlichung einer Neufassung der GoBD im November 2019 eine künftig strengere Kontrolle der Inhalte angekündigt.

Tatsächlich beinhalten die Prüfungsanordnungen inzwischen regelmäßig auch die Anforderung einer aussagekräftigen und vollständigen Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis eingesetzten Prozessen entspricht, als wesentliche Voraussetzung für die progressive und retrograde Prüfbarkeit. Eine nicht vorhandene Verfahrensdokumentation kann künftig zum Abbruch der Prüfung und damit einer Steuerschätzung führen, sofern der Prüfer weitere Mängel aufdeckt.

Welche weiteren Vorteile bietet mir die Erstellung einer Verfahrensdokumentation?

Eine lückenlose, aussagefähige Verfahrensdokumentation kann sich zugunsten des Steuerpflichtigen auswirken und Vorteile für das Unternehmen bieten, die über eine Steuerprüfung hinausgehen:

  • kann Vorwurf des Vorsatzes und der Leichtfertigkeit entkräften
  • bestehende Prozesse und Arbeitsschritte werden dokumentiert und analysiert, somit Steigerung der Effizienz und Effektivität
  • stetiges Risiko- und Qualitätsmanagement
  • verbessertes Wissensmanagement durch Transparenz
  • bei GoBD-konformer Gestaltung: Ersetzendes Scannen einzuführen, d. h. originale Papierbelege vernichten zu dürfen
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